Nere i Karlskronas hamn ligger Kustbevakningens senaste stolthet: KBV 003. Höstsolen lyser över Östersjöns vatten och det 81 meter långa kustbevakningsfartyget, som är en spjutspets i miljöskyddsarbetet. Det kan fånga och hålla ett tankfartyg på 150 000 ton i storm.
Ombord jobbar runt 15 av Sveriges totalt 550 kustbevakare. Totalt har Kustbevakningen 800 anställda, från Luleå i norr till Strömstad i väster.
– Sett till myndighetens storlek reser vi mycket, eftersom alla kustbevakare genomgår mycket utbildning för att upprätthålla sin behörighet och vidareutbilda sig, säger Mikael Persson, reseansvarig för Kustbevakningen.
I slutet på detta år kan Kustbevakningen skryta med att 75 procent av alla resor bokas online via den egna reseportalen. Mikael Persson, som har resebyråbakgrund, har varit spindeln i nätet som skött kontakterna med resebyrån och projektkonsulter, uppmuntrat och peppat de 15-20 resebeställarna och tagit hand om alla frågor och allt krångel som uppstått under resans gång.
– Jag kom till Kustbevakningen 2007. American Express, som då var vår resebyrå, hade uppmuntrat oss att sjösätta sitt onlinebokningsverktyg, men vi kom inte längre än att 10-20 procent bokades på nätet och det var jag som stod för dessa siffror. Jag var ju van från min resebyråtid att boka via dator.
Kustbevakningen reser för cirka 12 miljoner kronor per år, där 90 procent är inrikesresande. Liksom många andra statliga myndigheter är det mycket point-to-point-flyg, tåg och hotell. Potentialen borde därför vara stor att öka andelen onlinebokning, för att minska resekostnaderna genom lägre resebyråarvoden och genomsnittspriser.
Förra hösten togs därför nästa steg. Travel management-konsulten Fredrik Clerkestam plockades in.
Hans beslut blev att upprätta en neutral reseportal, som ägs av Kustbevakningen, med alla bokningsfunktioner som behövs: Amadeus självbokningssystem AeTM, som är kopplat till resebyrån samt direktlänkar till Hotelzon och Linkon:s nya bokningssystem för tåg, Link4u.
Men minst lika viktigt var att skapa en profildatabas som sköts av Kustbevakningens användare online, inte av resebyrån.
– Eftersom alla statliga myndigheter regelbundet måste upphandla resebyråtjänster är profilfrågan central. Har du ett systemstöd som är enkelt för användarna blir det inte lika dramatiskt och krångligt att byta resebyrå. Du stoppar bara in en ny sladd i reseportalen, men för resebeställarna och de resenärer som bokar själva blir det ingen skillnad, säger Fredrik Clerkestam.
Profildatabasen är kopplad till personalregistret och uppdateras automatiskt. Och nu när Kustbevakningen bytte resebyrå till Via Travel behövde inte de 800 anställda utrustas med nya lösenord och andra förändringar som skapar irritation tack vare profildatabasen och reseportalen.
– Kontinuiteten blir bättre. Tidigare har det tagit veckor för den nya resebyrån att få ordning på resenärernas profil, nu tar det två dagar eftersom Kustbevakningen redan gjort jobbet. Det gör också att de kan kräva lägre resebyråarvoden, säger Fredrik Clerkestam.
Ett irritationsmoment tidigare har varit att resebyråer har två profildatabaser, en för online och en för offlinebokningar.
– Det har ofta varit skillnader mellan dem och resenären har varit tvungen att ringa till två ställen och göra uppdateringar. Det slipper vi nu, säger Mikael Persson.
Färska siffror visar att antalet resor inom Kustbevakningen minskat med 18,5 procent på ett år. Resekostnaderna har dock minskat ännu mer, 27, 5 procent. Dessutom har bokningsavgifterna minskat med 14 procent.
– Våra totala kostnader sjunker för resehanteringen. Siffrorna visar på en utbredd kostnadsmedvetenhet inom myndigheten, säger Mikael Persson.
Kustbevakningen har valt att behålla strukturen med resebeställare, och inte lägga ut bokningen på de enskilda resenärerna.
– Att byta kultur och tvinga alla resenärer att boka själva och dessutom online är en utmaning. Det är tufft för alla resebeställare att ta till sig förändringar och visst fanns det de som var skeptiska från början. Men jag är imponerad av hur bra det gått för Kustbevakningen, säger Fredrik Clerkestam.
Men kan onlinebokandet öka ännu mer – och i så fall hur?
– Vi ska nå 90 procent, kanske 95, och jag tror vi når den nivån i början av nästa år. Men 100 når vi inte. Det komplicerade resandet ska alltid gå genom resebyrån, säger Mikael Persson.
