Från att ha fokuserat på bra avtal och priser börjar travel managers se hur de kan göra affärsresenärernas vardag ”on the road” lite lättare.
– Nu ser vi till helheten och skärskådar alla moment från dörr till dörr för att se hur det är möjligt att minimera eller undvika problem. Det är ju mycket som kan orsaka stress mellan hemmet i exempelvis Nyköping och hotellentrén i Sao Paolo, säger Åsa Ward, global meeting and travel manager på Scania som har ungefär 7 000 aktiva resenärer.
Scania har en så kallad SHE-standard, vilket står för safety, health och environment, som ska genomsyra hela verksamheten. Förra året började Åsa Ward applicera SHE-tänkandet även på resorna och i år kommer det allt mer att stå i fokus.
– Ett konkret exempel är att vi förser resenärer med både Master Card och Visakort, eftersom det ena fungerar bättre än det andra i vissa länder.

Scania tittar dock inte bara på den fysiska resan, allt från bokningen och reseadministration ska gå så snabbt och enkelt som möjligt. Nu är nästa steg att Åsa Ward tillsammans med inköpsavdelningen påbörjar en dialog med leverantörerna om vilka mervärden de kan inkludera i priset.
– Att få tillgång till en lounge och fast track på flygplatser står högt på resenärernas önskelista. Varken flyg- eller tågförseningar är ovanliga i dag och då är det skönt att kunna utnyttja väntetiden med att arbeta i en lugnare miljö där det finns uppkoppling. Bara vetskapen om att möjligheten finns minskar stressen hos resenärerna.

Hon har också lagt övernattningarna under SHE-luppen och diskuterar vad hotellen kan plussa på med, för att hotellvistelsen kan vändas till något positivt. På några strategiskt viktiga hotell med stor volym i Sverige har Scania redan förhandlat fram bland annat fri tillgång till gym och spa, gratis parkering och frukt på rummet utan att de boende behöver betala något extra.
– Jag vill utmana leverantörerna att tänka nytt och annorlunda. Vi vill ha en palett att välja ifrån och ser det här som ett samarbete. En bra produkt blir mer attraktiv och lättare att sälja in och då behöver en travel manager inte styra lika hårt.
Även affärsresebyrån Carlson Wagonlit Travel, CWT, har intresserat sig för resenärens välmående. En stressad medarbetare presterar inte på topp och blir därmed en indirekt kostnad i form av sämre produktivitet. Resebyrån presenterade nyligen sitt Travel stress index, där affärsresenärer har rankat stresstriggande faktorer. Högst på listan kommer förlorat/försenat bagage, dålig internetuppkoppling och att sitta i ekonomiklass på långflygningar. Ett av CWT:s förslag för att minska stressen är att individanpassa resepolicyn. De som upplever långresor i ekonomiklass som riktigt besvärliga skulle till exempel kunna få flyga businessklass. Hur låter det i Åsa Wards öron?
– Det är bra att tänka nytt, men det är förmodligen ohållbart att ha en policy för varje resenär. Därför ser vi alltid till de individuella förutsättningarna. Det finns inget som säger att en plats i businessklass automatiskt gör resan problemfri. Kan vi få till riktigt bra kringprodukter upplevs kanske resan i ekonomiklass inte som så jobbig.
Men hur mycket kan man som kund, låt säga en stor avtalskund, begära utan att betala extra?
– Vår filosofi är att mervärdet inte ska behöva kosta oss så mycket mer när vi ser till helheten och totalkostnaden. Det är inte skäligt att betala 500 kronor extra bara för en fruktskål på rummet eller 50 000 kronor för en businessklass-biljett till Sydamerika för att kunna använda hygienfaktorer som lounger och fast track, säger Åsa Ward och fortsätter:
– Varför inte nyttja bonuspoängen som betalning för en del av den servicen? Det blir ju en win-win-situation för leverantören, företaget och resenären. Men vi utgår från organisationens behov, ser vad som praktiskt går att genomföra och så försöker vi balansera allt på bästa sätt.
Pelle Ekman är kommersiellt ansvarig på Scandic. Enligt honom prioriterar företagen fortfarande främst priset framför olika mervärden.
– Men det beror nog till stor del på att vi redan har en så hög basstandard. Alla våra gäster får frukost samt tillgång till trådlöst bredband, gym med mera. Medlemmar i vårt lojalitetsprogram kan få ytterligare mervärden som till exempel bättre rum och gratis tidning beroende på bonusnivå, säger han.
På frågan hur långt ett hotell kan tillmötesgå avtalskunders ext-ra önskemål utan att ta betalt för det, blir svaret att för många skräddarsydda lösningar påverkar hotellets effektivitet.
– Att specialdesigna hotellvistelsen för ett företag medför så klart en extra kostnad, vilket i slutändan driver prisnivån uppåt.

I juni slänger SAS skynket och skrotar sin businessklass inom Europa för att lansera nya koncepten SAS Go respektive SAS Plus. I det sistnämnda ingår bland annat fast track och lounger, men SAS avslöjar inte prisskillnaden förrän den 1 juni. Huruvida det är möjligt att få extra service om man valt SAS Go, för exempelvis eurobonuspoäng, vill bolaget inte kommentera.
– I dagsläget kan en resenär i ekonomiklass betala extra för att få utnyttja loungen såvida den inte är redan är full, vilket ofta är fallet på morgonen. Jag kan inte säga hur det blir i framtiden. Men nu vill vi först se vilka volymer det här nya konceptet ger, säger Elisabeth Milton, global försäljningschef business to business på SAS.
Åsa Ward är fullt medveten om att det arbete hon påbörjat kommer att ta tid.
– Jag vet att våra leverantörer har sina underleverantörer och att det här inte går över en natt. Men det är viktigt att vi kommer i gång med de här diskussionerna.
TEXT: KERSTIN SUNDMARK