Friare tyglar för affärsresenären

I nästan 30 år har travel management (TM) varit ett begrepp för att effektivisera resekostnaderna och underlätta för resenären. Företag och myndigheter har förhandlat fram avtalspriser, implementerat självbokningssystem, författat resepolicyer, förenklat reseräkningsrutinerna och försäkrat sig om att de snabbt kan få fram information om var en medarbetare befinner sig.
Nu höjs röster för att låta anställda hitta det bästa alternativet. De får själva välja leverantör samt hur och var de vill boka resan. I princip kan de flyga businessklass och bo på fina hotell.
Så kallad open booking är den nya TM-trenden och har redan testats av en del företag i USA. Varför? Människor mår bra av att kunna påverka sin egen situation och slippa restriktioner. Anställda känner att företaget bryr sig om dem, vilket i sin tur gör det till en attraktiv arbetsgivare. Dessutom är hotell- och flygpriser så föränderliga idag att vana internetanvändare (som snart alla är) snabbt kan hitta lägre priser än vad företaget förhandlat fram.
Men är det så enkelt? Ska vi bara kasta all TM-erfarenhet på soptippen och strunta i resepolicyer och avtal?

– Open booking låter onekligen intressant. Utvecklingen måste gå framåt och man ska aldrig bara avfärda något nytt rakt av. Men det största problemet med open booking i nuläget är att man inte kan hålla reda på var resenärerna är, säger Barbro Köhler, TM-konsult med över 15 års erfarenhet av att hjälpa företag att effektivisera sitt resande.
Hon får medhåll av Siri Persson, global travel manager på MTG:
– Vi är ansvariga för våra anställda och måste snabbt kunna komma i kontakt med dem. Det är omöjligt om de har bokat resan eller boendet utanför vårt system. Genom våra avtal garanterar vi också att tjänsterna håller en viss standard, säger hon.
Säkerhetsaspekten är alltså en avgjord nackdel med open booking. Företagen får inte heller samlad statistik på resandet och riskerar därmed att missa den korrekta resevolymen, vilket ger ett sämre förhandlingsläge gentemot leverantörer. Men spelar det någon roll när supersurfarna ändå hittar lägre priser?

– Det är möjligt att en biljett eller ett hotell i ett givet ögonblick blir billigare än våra avtalspriser. Men då får man tänka långsiktigt. Med största sannolikhet gäller det inte under högsäsong eller vid stora mässor och kongresser. Då vill vi gärna ha bättre priser än de publika, men vi kan inte begära det utan att vara lojala även när det är lågsäsong, säger Stephan Hylander, purchasing manager marketing och travel på Volvo.
Om resenärerna generellt hittar lägre priser på nätet, är det snarare självgranskning av företagets reseprinciper än fri bokning som gäller.
– Börja med att titta på era bokningsverktyg och se vilka alternativ ni ger. Kanske har ni styrt upp för hårt och för snävt, säger Siri Persson.
Det kan också vara avtalsmodellen som gör nätpriserna förmånligare.
– Det finns olika strukturer på avtalen som gör att företagspriset kan hamna snett. I vissa lägen har vi till exempel avtal som alltid ger oss 5 procent lägre priser än vad som är publicerat. Då blir open booking ointressant, säger Stephan Hylander.

Hur är det då med den unga generationen, morgondagens resenärer, som vuxit upp med internet och lever en del av sitt liv på nätet. Kan man som arbetsgivare styra deras resande? Är det bättre att släppa det fritt?
– Vi talar mycket om vad framtidens anställda vill ha. Visst har de en annan syn på hur man bokar och reser, men inte på hur det görs mest effektivt. Även unga som svischar runt på nätet vill ha struktur och veta vad som gäller. Eftersom vår resepolicy tillåter ett visst mått av valfrihet finns det ingen motsättning här, säger Stephan Hylander.
Dessutom är det inte alls lika attraktivt att resa i jobbet som det var tidigare. Vardagslivet är tuffare idag för både män och kvinnor. Unga medarbetare varken kan eller vill tillbringa flera dagar och nätter från familjen.
– Som arbetsgivare måste du tillföra värden som gör bokningen enklare och mer tillgänglig. Det behövs förbaskat bra bokningsverktyg som kan konsolideras med back office. Om det sen är open booking som är lösningen återstår att se, säger Siri Persson.
Men bokningen är bara en del i hela reseprocessen. Stephan Hylander menar att diskussionen om open booking inte tagit fart i Sverige än eftersom företagen arbetar intensivt med att effektivisera hela processen, från det att behovet att resa uppstår till dess den är redovisad. De dolda kostnaderna är de mest förrädiska, och tillåts fri bokning kommer dessa att skena iväg. En faktura från en leverantör som inte redan ligger i systemet blir avsevärt dyrare att hantera.
Samtidigt går teknikutvecklingen framåt med sjumilakliv och det är inte alls omöjligt att det blir möjligt att få in viktiga bitar som säkerhet, statistik och reseräkningar även vid fri bokning.
– Tekniken kan ta helt andra vägar än vi tänkt oss. Google håller på och kartlägger hur folk söker sina resor och när ett sådant stort företag sätter in sina resurser händer det grejer. Men de är inte de enda, det här kan bli en intressant kapplöpning, säger Siri Persson.

Då kommer nästa fråga: om open booking i en eller annan form blir aktuell för tjänsteresenärerna, vad har resebyråerna för existensberättigande?
– Än så länge besitter de en viktig kunskap och är skickligare än systemen. De behövs idag, men vem vet vad som händer framöver? Resebyråerna klarade sig när självbokning blev en verklighet, nu måste de nog omdefiniera sin roll igen, säger Barbro Köhler.
Även om travel managers i Sverige inte är beredda att anamma open booking, har diskussionen rört om i grytan – och det är välkommet. Siri Persson är missnöjd med utvecklingen av de gängse gds:erna, bokningssystemen som resebyråerna använder sig av on- och offline.
– Det tar väldigt lång tid att få till förbättringar och gds:erna borde bli betydligt mer användarvänliga om de ska vara konkurrenskraftiga i framtiden. Mycket utgår fortfarande från flyg och resebyråns behov istället för resenärernas – det är ju faktiskt de som numera är bokarna i första hand.
Stephan Hylander ser även han ett värde i att man börjar tänka i nya banor.
– Ur orealistiska idéer kommer embryon till vettiga saker.
Barbro Köhler poängterar vikten av att hålla igång diskussionen om travel management:
– Många företag verkar ha tappat fokus på resekostnaderna som fortfarande är en av de största påverkningsbara kostnaderna.

Hur ser det ut om tio år? Kommer företag fortfarande att vilja och behöva styra upp resandet?
– Ja, men förmodligen inte i den form vi har idag.Man måste hela tiden ifrågasätta sin verksamhet, men jag tror att travel management kommer att finnas kvar, eftersom behovet av riktlinjer består för såväl företaget som de anställda, särskilt i stora företag. Men verktygen ser förmodligen annorlunda ut då, säger Stephan Hylander.

PLUS

1. Medarbetarna känner sig mer delaktiga och slipper restriktioner, vilket gör företaget till en mer attraktiv arbetsgivare.
2. Eftersom många är så vana – och snabba – på att boka på internet (och sökmotorerna bara blir snabbare och mer sofistikerade) är chansen god att de hittar lägre priser på nätet än vad företagets avtal ger. Företaget kan också få hjälp i att hitta nya/bättre leverantörer tack vare medarbetarnas fria sökande.
3. En del anser också att open booking kan vara ett sätt att premiera frekventa resenärer. ”Åk som du vill, vi litar på dig.”

MINUS

1. Företaget kan inte veta var medarbetare som bokat fritt befinner sig.
2. Företaget får inte rätt statistik inför upphandlingar.
3. Att boka på egen hand tar tid för den som inte är så van och tid är pengar.
4. Fakturor från leverantörer som inte ligger i självbokningssystemen är dyra att hantera.