Mötesstrategen och författaren Rikard Wildhuss, som snart släpper en ny handbok om möten, skräder inte orden när han uttalar sig om den svenska mötesindustrin.
– Den är katastrofal. Varken konferensanläggningar, resebyråer eller travel managers förstår vikten av att arbeta med mötets innehåll. 9 av 10 svenska företag saknar strategiskt tänkande för möten trots att dessa kostar otroligt mycket, säger han. Men det finns tecken på förändring.
Travel News träffar Rikard Wildhuss på konsultföretaget Step 2:s luftiga och moderna kontor på Östermalm i Stockholm en regntung sommardag för att få en förhandstitt på boken ”Möten är direktsändning – en handbok som får möten att lyfta” som släpps i slutet av september. En bok sprängfylld av praktiska tips till alla som sysslar med möten, allt från företag till arrangörer. Den handlar om hur möten kan planeras och genomföras och följas upp så att de ger ett varaktigt resultat och effekt.
Vad är det viktigaste för att få möten att lyfta?
– Långsiktighet vad gäller mötenas innehåll. Bara en handfull svenska företag har en tydlig mötesstrategi och få har funderat på vad de vill uppnå med sina möten. De flesta saknar en mötesansvarig trots att de lägger ner stora pengar på sina möten, säger Rikard Wildhuss.
Undersökningar visar att 9 av 10 möten inte stödjer företagets affärsstrategier.
Författaren menar att många fortfarande inte tar möten på tillräckligt allvar.
– En vd som ställer sig oförberedd på scen inför 500 kunder kan ge enorma negativa effekter i varumärkesbyggandet. Mötena lever oftast ett eget liv utan mål eller krav på resultat.
Fortfarande handlar många möten mer om lokal, mat, underhållning och transporter än hur de ska stödja företaget i arbetet att nå sina affärsstrategier och mål. Men något är på väg att hända. Fler företag ställer krav på uppföljning och utvärdering och vill veta om investeringarna betalar sig. Det ökar kraven på leverantörerna.
– Men fortfarande vet de flesta inte ens vad mötena kostar eller om de får tillbaka sina investeringar. För att kunna mäta resultatet måste företaget först sätta upp tydliga mål för sina möten, menar Wildhuss.
Inom företagsvärlden anser många att det är svårt att mäta effekten av möten.
– Faktum är att det är få saker som är så lätta att mäta som möten. Det är en begränsad målgrupp och det är lätt att kolla genom till exempel e-mail eller enkäter om medarbetarna eller kunderna tagit till sig informationen på mötet.
Men bristerna ligger inte bara hos de svenska företagen. Okunskapen hos aktörer som hotell och mötesanläggningar, resebyråer och arrangörer är stor, menar Wildhuss och påpekar att många mötesanläggningar är byggda på fel sätt och att personalen är för okunnig.
– Problemet är att lokalerna är uppbyggda med fast möblemang som befäster gamla hierarkier i och med att de är byggda för att någon ska stå längst fram och tala till mötesdeltagarna. Personalen är ofta duktig på kaffe och kakor, men inte på att hjälpa till att göra mötet effektivt.
Trenden går dock mot mer flexibla mötesrum som tillåter olika former av möten. Till exempel har Svenska Möten tillsammans med Input Interiör genomfört en tävling som heter Framtidens Mötesrum, där arkitekter fått ge förlag på nya mötesrum.
– Men det är otroligt långt kvar. Många företag tycker att det är revolutionerande med runda bord i konferenslokaler!
Ett annat område där det finns mycket att göra är maten. Även om många anläggningar fortfarande bjuder på fettdrypande onyttig mat som gör mötesdeltagarna allt annat än kreativa har vissa anläggningar börjat arbeta med att erbjuda lättare mat som passar mötets utformning.
Att jobba med mötets innehåll är framtidens melodi, enligt Wildhuss. Antalet mötestrateger kommer öka i framtiden. Men fortfarande menar författaren att varken travel managers, resebyråer eller arrangörer förstår vikten av att jobba aktivt med mötenas mål och innehåll.
– Resebyråer och travel managers är duktiga på logistik, att boka flyg och hotell och på att minska kostnader, men tänker sällan på innehållet. Inte heller event managers tänker på innehållet utan är fixare. Frågan är om detta räcker för att driva företaget framåt.
Wildhuss menar att nästa stora diskussionsfråga bör vara om travel managern ska gå ett steg längre eller fortsätta att bara bry sig om förpackningen. Han drar parallellen till it-boomen under slutet av 90-talet, då allt fler företag skaffade sig content managers med ansvar för innehållet på webben.
Vad är anledningen till bristerna inom den svenska mötesindustrin?
– Mest handlar det om brist på kompetens och utbildning. Många kommer till exempelvis reseledarjobb och få har akademisk examen. Det i sin tur beror på att det är en låglönebransch som inte tagits på allvar förut.
Att det inte finns någon stark branschorganisation, MPI är fortfarande litet i Sverige, att det saknas forskning inom området och att kunderna inte drivit på tillräckligt hårt är andra orsaker.
– Det är enklare att fortsätta som man alltid har gjort. Det är helt enkelt ingen hipp fråga trots att möten är en investering med stora möjligheter.
Rikard Wildhuss anser att speciellt USA har kommit längre i utvecklingen.
– De är bättre på strategiskt tänkande och möten ses som en resurs i den strategiska utvecklingen. I USA finns ofta en vice president meetings som har ansvaret för mötesstrategier.
Vad krävs för att mötesindustrin i Sverige ska förändras?
– En enorm beteendeförändring. Eftersom det är så många avsändare måste HR-avdelningen delta och ge cheferna utbildning i hur man driver möten med både kunder och internt.
karin starkman ahlstedt
