Det första intrycket av Amadeus Scandinavias nya kontor i Vasastan i Stockholm är ljust och fräscht. Skandinaviskt sparsmakat, modern design – och väldigt spatiöst. Trots att 120 personer jobbar här och kontorsytan är 40 procent mindre än de gamla lokalerna.

– Våra gamla lokaler var väldigt dåligt dis-p­o­nerade, jättelånga korridorer, överdimensionerad entré och stora möbler. De flesta satt i öppna kontorslandskap, medan jag hade ett rum på 120 kvadratmeter. Helt onödigt, säger Nordenchef Jesper Söderström medan han och HR-chef Ulla Böhme guidar oss genom lokalerna till ett mötesrum.

Egentligen började det som en vanlig flytt – en sparåtgärd för att slippa kraftiga hyreshöjningar. Ledningsgruppen fastnade för idén att skapa ett aktivitetsbaserat kontor. För Amadeus Scandinavias verksamhet och arbetssätt har förändrats radikalt i takt med att resebyråkundernas vardag och de it-tjänster som företaget utvecklar och tillhandahåller blivit alltmer komplexa.

– Numera finns inga medarbetare som sitter inne med all kunskap om en produkt, det krävs mycket samarbeten över avdelningsgränserna och nya sätt att mötas.

Men att byta ut den traditionella arbetsplatsen, där alla har sitt eget skrivbord omgiven av arbetskamrater som hör till samma avdelning, mot ett aktivitetsbaserat kontor där arbetsuppgiften styr var du sitter är ett stort ingrepp i medarbetarnas vardag. Så Amadeus Scandinavia drev det som ett förändringsprojekt, där alla i företaget blev involverade. Allt från studiebesök på andra företag till en referensgrupp som fungerade som bollplank till ledningen.

Totalt finns 450 sittplatser, allt från skrivbord till kaféstolar, på det nya kontoret – det vill säga tre gånger så många som antalet medarbetare.

– Det var rådet från våra konsulter för att alla alltid ska ha tillgång till alla typer av arbetsplatser. Om folk tvingas jobba hemma för att man inte hittar någon plats, då har du inte nått hela vägen fram, säger Jesper Söderström.

Kanske börjar du dagen i tysta eller halvtysta zonen för att få lugn och ro att skriva ut en rapport, för att sedan flytta till öppna zonen för några timmars projektmöten och telefonsamtal med kunder.

– Att sitta på olika typer av arbetsplatser kan vara bra rent fysiskt. Vi gick igenom under­sökningar som visar att sjukskrivningar och arbetsskador gått ned med 30–40 procent hos andra företag, säger Ulla Böhme.

Det aktivitetsbaserade kontoret där ingen kan boa in sig utan där alla delar alla arbetsplatser kräver dock förhållningsregler. Vad får man göra och inte göra? Hur länge kan man paxa ett bord? Dessa förhållningsregler har medarbetarna på Amadeus Scandinavia utarbetat själva i grupper – och inget som ledningsgruppen pådyvlat uppifrån. I den tysta zonen, där det finns åtta–tio arbetsplatser, ska det vara helt tyst och medarbetarna får inte bli störda. Jobbarkompisarna får inte ens komma fram och ställa en fråga. När TN smyger förbi tysta zonen är det bara en person som jobbar där.

– Det är sällan fullt, vilket våra konsulter förutspådde, fast jag inte trodde dem först. Det är en mer privat arbetssituation än du kan få i ett kontorslandskap, där arbetskamraterna inte kan veta om det är okej att störa eller inte. I den tysta zonen vet alla att du absolut vill jobba i fred, säger Jesper Söderström.

I den halvtysta zonen är det okej att arbetskamrater kommer fram och ställer en fråga, men inte prata högljutt och länge. Du får svara i telefon, men inte ha långa telefonsamtal. Däremot i den öppna zonen kan du jobba och samtidigt prata med kolleger och prata i telefon. Här finns särskilda projektplatser som lämpar sig för möten.

– Alla möten behöver inte vara i stängda rum. Är det inte konfidentiellt kan det rent av vara bra att sitta mer öppet. Någon kollega kanske hör diskussionen och kan bidra med sina kunskaper eller kontakter. Det är den dynamiken vi vill skapa, säger Ulla Böhme.

Så var det den känsliga frågan om mat. Får man sleva i sig en snabblunch framför datorn? Svaret är nej. Frukt och dryck får inmundigas där, men inte mat eller mackor där matrester riskerar att hamna på platsen som någon kollega ska ta över senare på dagen.

I dagarna firar Amadeus Scandinavia ettårs­jubileum på sitt nya kontor. Resultatet? Att det aktivitetsbaserade kontoret i det stora hela ­blivit ett lyft för verksamheten. Även om inte allt varit smärtfritt för alla. En del medarbetare som var oroliga inför förändringen upptäckte att de gillade det nya sättet att jobba. ­Andra som varit väldigt positiva innan fann att de hade mer behov av tillhörighet och sina ”gamla” arbetskamrater än vad de trott.

– Nyckeln är att förstå att det handlar om människor – att få dem att vilja vara med, förklara, lyssna och låta vara med och bestämma. Annars kommer man inte lyckas, säger Jesper Söderström.

Så fungerar Amadeus nya ­aktivitetskontor

Amadeus nya kontor är indelat i tre zoner: den tysta, halvtysta och öppna zonen. Till detta kommer mötesrum, ett gäng ”telefonkiosker” där man kan dra sig undan för privata­ samtal samt ett kafé- och lunch-
om­råde. Det så kallade tornrummet används för AW, gemensamma fikastunder och kundkvällar. Det finns skrivbord med skärmar, soffgrupper, höga mötesbord med barstolar med mera.

Arbetsmaterial, laptopen och personliga tillhörigheter förvaras i låsbara skåp. Två olika typer av väskor, en i grå ull och en lite striktare svart i plast, finns för att bära med sig allt till arbetsplatsen.

– Några medarbetare har kort på sina barn i skåpet och som de tar med sig till arbetsplatsen för att göra det lite person­ligare, säger Jesper Söderström.