Ibland glöms det bort bland alla dystopiskt kittlande tidningsrubriker, men Sverige har upplevt något av en högkonjunktur den senaste tiden. I de flesta branscher råder kompetensbrist snarare än arbetslöshet.

I tider då många nyanställda ska lotsas in i såväl nations- som företagskulturer blir det desto viktigare att investera i möten, kick-offer och konferenser.

Positiva konferensindikationer fanns redan i november förra året, då analysföretaget Resegeometri genomförde sin årliga studie Svensk Konferens- och Mötesbarometer. Under hösten 2016 samlade man in svar från 901 beslutsfattare inom möten och konferenser, med syfte att prognosticera efterfrågan för 2017.

I skrivande stund är arbetet redan igång med 2018 års barometer, men det finns ändå en del intressanta fynd i förra årets rapport. Det är bland annat första gången som såväl offentlig sektor som samtliga segment inom företagens storleksordning spådde tillväxt gällande sina möten och konferenser.

Konferenserna sker allt mer sällan i utlandet, vilket sannolikt är en fråga om effektivisering av såväl tid som pengar. Trenden med korta dagskonferenser håller förvisso i sig, men andelen övernattningar ser ut att åter börja öka i intresse.

När det gäller sammanställningen av köpkriterier vid val av konferensarrangemang finns det en det intressanta – om än subtila – trender att tolka:

• Priset är det absolut viktigaste kriteriet, men sjunker något från 51 till 49 procent.
  • Anläggningens placering och omgivningar är inte lika viktigt längre, ner från 37 till 30 procent.
  • Service och bemötande blir viktigare, upp från 22 till 24 procent.
  • Rekommendationer från andra, ökar från 20 till 21 procent.
  • God och vällagad mat är allt viktigare, ökar från 15 till 18 procent.

Dessa kriterier kan kopplas till frågan om vad som kännetecknar en lyckad konferens. ”Syfte och innehåll” svarar glädjande nog sex av tio, följt av ”kreativitet och social närvaro” samt ”konferens med övernattning”.

Resegeometri genomför även mätningar av kännedom kring olika konferensaktörer, vilket visar vilken stark ställning hotellkedjorna har på marknaden. Scandic har högst kännedom i hela branschen på 51 procent, men även Choice, Radisson Blu och First Hotels ökar något. Däremot får såväl hotell som resebyråer tämligen låga poäng när man sammanställer lojalitetsmåttet Net Promoter Score (NPS).

− De stora hotellkedjorna har bra läge och lokaler, men de har stor potential att ta en ännu större marknadsandel, tror Jan Borg, vice vd på Resegeometri.

− Resultaten visar att 50 procent av de tillfrågade använder sig av rekommendationer när de letar konferensanläggning. Då blir det extra viktigt att prioritera och profilera sig starkare inom konferenssegmentet.

Han tar Radisson Blu som ett positivt exempel.

− De har tagit till sig informationen och har profilerat sig som konferensexperter, med bra information och digitala verktyg. Jag tror generellt att hotellen måste våga kliva in och ta en större expertroll.

Hos Svenska Möten, som representerar 130 svenska konferensanläggningar och bokar 12 000 möten varje år, har 2017 hittills varit ett väldigt bra konferensår.

− Vi upplever en all time high, säger vd Sylvia Nylin.

Hon ser också ett visst trendbrott – efter flera år med fokus på kostnadseffektiva dagkonferenser och centrala lägen, börjar marknaden intressera sig allt mer för vad som faktiskt ska uppnås.

− Våra kunder blir proffsigare köpare. Man börjar med syftet och ser vad som passar. Är övernattning det bästa alternativet kör man på det.

Men det finns ett paradoxalt förhållande här, för samtidigt som professionalismen hos kunderna ökar, får Svenska Möten hantera allt mer ovana bokare.

− Tidigare har det till stor del varit assistentens jobb, med järnkoll på kravställningar och logistik, men de försvinner allt mer, säger Sylvia Nylin. Nu är det antingen chefen själv som ringer med andan i halsen och vill få ihop något snabbt, eller så delegeras uppgiften till någon som kanske inte har så bra koll på hur man gör. Det ställer högre krav på oss att vara duktigare rådgivare.

Svenska Möten har därför satsat mycket på utbildning för att öka kompetensen inom mötesrådgivning. Genom bättre förberedelser kan man skapa tidseffektiva konferenser utan stress och korvstoppning. Ett större fokus på hälsa och ”mjuka värden” står som bekant inte längre i kontrast till frågan om ROI – eller ROM, Return on Meeting – tvärtom, menar Sylvia Nylin.

− Att nå ROI hamnar om proffsig planering och uppföljning. Vad ska man kunna, tycka eller göra efter mötet? Det är ganska enkelt att mäta efteråt. Framförallt ger en lyckad konferens mer energi framåt för hela organisationen. Möten är ett kraftfullt managementverktyg om man bara använder det på rätt sätt.

5 konferenstrender
Travel News bad Svenska Möten att lista de hetaste konferenstrenderna just nu. Här är svaret:
1. Tydligt syfte och mål
Om det tidigare var framförallt pris och tid som styrde val av anläggning, finns det i dag en ökad kunskap och nyfikenhet bland konferensköparna. Först efter att ha fastställt mötets syfte och målsättning kan rätt konferensanläggning och upplägg diskuteras. Är målet att introducera de nyanställda, ska vi spåna produktidéer eller bara sammansvetsa teamet? Goda förberedelser och tydlig information visar dessutom på respekt för de medverkandes tid.

2. Fokus på lärande och utveckling
Informationsöverföring kan med fördel ske på kontoret – om syftet är att tänka i nya banor får man gärna lämna megafonen hemma. Själva mötet präglas i allt högre utsträckning istället av interaktivitet och kreativitet, där agendan kanske till och med utvecklas under tiden som konferensen pågår. De tidigare så trendiga och svettiga teambuildingaktiviteterna får stå tillbaka för smarta problemlösningsövningar med bakomliggande syfte.

3. Hållbarhet på alla plan
Det kommer kanske inte som en chock att ett ökat hållbarhetsfokus gör sig påmint inom konferensvärlden. Men den starkaste trenden just nu rör den inre hälsan. Därför ser man allt fler konferenser som bryter av sitt program med korta meditations- eller yogapass. Stress får vi tillräckligt av i vardagen, och kan man använda konferensen till att tillföra energi och välmående är mycket vunnet. Hälsosam, lätt mat med tillhörande energiboost istället för bullfika är självklart idag liksom gott om tid för pauser och återhämtning.

4. Tänk digitalt
Det finns många bra digitala verktyg att använda i förberedelser, under mötet och efteråt vid uppföljningen. Bland annat kan man skicka ut SMS-frågor veckorna innan, så att deltagarna kan börja förbereda sig mentalt. Eftersom alla är konstant uppkopplade kan ett bra tips vara att planera in stunder för mail och telefonsamtal. Då kan alla slappna av i den vetskapen, och förhoppningsvis kan de andra avbrotten skapa mer närvaro för den viktiga socialiseringen.

5. Den röda tråden
Med ett ökat fokus på syfte och mål ser man också hur allt fler har en tydlig röd tråd genom hela konferensen. Om man tidigare mest ”hakade på” aktiviteter och föreläsare utan vidare koppling till något särskilt tema, försöker man i dag hitta aktiviteter och inspiratörer som passar bättre ihop. Tänk också på att en viss lyhördhet inför valet av aktiviteter kan vara på sin plats – många konferenser blir socialt exkluderande för de som varken känner till företagskulturen eller svenska referenser.

Text: Christian von Essen