– Vi hade många duktiga människor som tog ansvar på sina marknader, men ingen samlad överblick eller riktlinjer som säkerställde att besluten togs på samma grund, säger Mia Andersson.
Situationen präglades av stora variationer. Sverige och Brasilien hade egna travel managers, medan andra länder stod utan resespecialister. Processerna var manuella, data ofullständiga och uppföljningen fragmenterad. Resultatet blev ett föråldrat och ineffektivt upplägg utan enhetliga riktlinjer, med begränsad insyn i kostnader och brist på strategi över landsgränserna.
– Vi såg tydliga brister. Vi saknade global översikt över resekostnaderna, och utan en gemensam resepolicy uppstod både ineffektivitet och missnöje lokalt, berättar hon.
Sedan dess har Scania gått från ett fragmenterat utgångsläge till ett globalt samordnat program som i dag omfattar 25 länder med gemensam policy, gemensamma system och en gemensam styrningsmodell. Den omfattande konsolideringen har gett företaget bättre kontroll, högre datakvalitet och ett mer heltäckande grepp om hur affärsresor planeras, genomförs och följs upp på tvärs av marknader.
Från lokal praxis till global strategi
Efter att ha kartlagt hur resefunktionen faktiskt fungerade började Andersson arbetet med att bygga en ny struktur. Hon inledde med en intern lyssningsrunda för att förstå utmaningarna så som de upplevdes i de olika marknaderna. Återkopplingen var samstämmig: de resande ville ha enklare processer, bättre information och ett mer sammanhållet system.
Resultatet av dessa insikter blev grunden till en ny global resestrategi. Målet var att etablera ett gemensamt program som kunde förena styrning, användarupplevelse och hållbarhet – samtidigt som det skulle vara tillräckligt flexibelt för att ta hänsyn till lokala behov. Strategin byggdes kring tre principer som i dag utgör kärnan i Scanias resfilosofi: att styra, påverka och kontrollera.
Ledningsförankring och globalt team
För att säkerställa att förändringarna fick genomslag etablerade Scania ett eget Travel Steering Committee med representanter från ledningen, inköp, ekonomi, IT och HR. Denna styrgrupp gav arbetet den nödvändiga förankringen på koncernnivå och såg till att resor sågs som en strategisk del av verksamhetsstyrningen.
Resefunktionen är i dag organisatoriskt placerad under HR-avdelningen – ett medvetet beslut som Andersson menar har varit avgörande för att lyckas.
– Resor handlar först och främst om människor, inte bara om transaktioner. HR har naturligt fokus på säkerhet, trivsel och arbetsmiljö, och det gör att vi kan se hela resan som en del av medarbetarupplevelsen, förklarar hon.
Teknologi som nyckel till effektivitet
Digitalisering blev en viktig drivkraft i arbetet med att förnya resefunktionen. Kärnan i systemet är ett automatiserat flöde genom hela reseprocessen – från HR-systemet via reseprofilerna till bokningsverktyget och slutligen ekonomiavdelningen för betalning av resan. Detta ger Scania bättre kontroll över processer, data och kostnader.
Scania samarbetar i dag med två TMC-partners, där den ena fungerar som huvudpartner och täcker de flesta marknaderna, medan den andra hanterar regioner med särskilda krav. Det ger global konsekvens kombinerat med nödvändig flexibilitet.
Från början lade Scania stor vikt vid att förstå hur de resande faktiskt upplevde reseprocessen. Efter ett års drift visade en intern undersökning att 67 procent av de resande var mycket nöjda med den nya processen, som gjort dem mer produktiva.
NDC – tillgång till alla flygpriser
Ett annat område där Scania legat nära utvecklingen är flygbolagens New Distribution Capability (NDC). För stora företag som Scania handlar detta främst om att medarbetarna ska ha tillgång till samma priser och produkter som flygbolagen själva erbjuder på sina webbplatser.
– Det skapar förtroende när medarbetarna ser att de får samma priser och valmöjligheter som de hittar direkt hos flygbolagen. Då slipper man den klassiska kommentaren ”jag hittar det billigare någon annanstans”, säger Andersson.
Hon betonar att detta inte bara handlar om pris, utan också om en bättre användarupplevelse. När systemen visar hela flygbolagens produkt- och prisutbud får de resande en mer komplett bild och kan fatta rätt beslut – både ekonomiskt och hållbarhetsmässigt.
Ett globalt program med gemensam policy
Med tekniken på plats kunde Scania lansera sin första koncernomfattande resepolicy. Arbetet var inte heller ett rent Scania-projekt, utan en del av ett större initiativ inom TRATON Group, som ägs av Volkswagen AG och omfattar MAN Truck & Bus, International, Volkswagen Truck & Bus och Scania. Genom benchmarking har Scania bidragit till att harmonisera resefunktionen inom koncernen.
Även med en tydlig strategi och stark ledningsförankring har vägen mot ett globalt reseprogram inte varit utan hinder. Flera marknader hade begränsade IT-resurser, och olika digital mognadsgrad gjorde att utrullningen måste anpassas lokalt. Vissa processer var förankrade i gamla system, och det krävde både tid och utbildning att förändra etablerade rutiner.
– Vi visste att detta inte skulle bli en linjär process. Det krävde flexibilitet, justeringar längs vägen och nära uppföljning av de lokala teamen, säger Mia Andersson.
För att säkerställa framdrift hyrde Scania in två externa konsulter. Den ena var teknologiexpert från rådgivningsföretaget Festive Road, som bidrog med erfarenhet från internationella reseprogram och stödde arbetet med att definiera krav, struktur och dataintegrationer. Den andra bistod med projektledning och förändringsarbete.
– Det gav oss ett externt perspektiv och hjälpte oss att hitta lösningar som fungerade i praktiken. Samarbetet mellan interna resurser och externa experter blev en viktig framgångsfaktor, säger hon.
I flera länder etablerades också lokala ”change champions” som stödde utbildningen och fungerade som länk mellan reseteamet och medarbetarna. Genom ett särskilt Good Practice Program delades bästa praxis mellan marknader för att säkerställa gemensam standard och lärande.
Många av utmaningarna löstes genom att kombinera gradvis utrullning med tydlig kommunikation. Genom att låta varje marknad ta ansvar för sin egen implementering, stödd av det globala reseteamet i Södertälje, kunde Scania behålla framdriften utan att förlora förtroende i organisationen.
– Vi var tvungna att balansera tempo och kvalitet. Det viktigaste var att hålla uppe tempot och samtidigt se till att alla upplevde att förändringarna var meningsfulla, förklarar Andersson.
Hållbarhet som del av reseprogrammet
Hållbarhet är i dag en integrerad del av Scanias globala resepolicy. Genom verktyget Clarasight kan företaget följa koldioxidutsläpp per resa och aktivt använda data för att synliggöra hur val påverkar klimatavtrycket. Det ger både ledningen och de resande ett bättre beslutsunderlag.
– Vi vill att alla ska förstå konsekvensen av sina val. När vi visar skillnaden i utsläpp mellan flygklasser, rutter och transportmedel ser många att de kan göra stor skillnad med små förändringar, säger Andersson.
För att förankra arbetet internt har Scania lanserat flera kampanjer som uppmanar anställda att reflektera över sina reseval innan de bokar. Budskap som ”Boka billigt, spara mycket” och ”Uppgradera? Stanna upp och tänk efter” påminner om att smartare resor också är mer hållbara.
Samtidigt uppmuntras de anställda att överväga syftet med resan innan planeringen startar. Om ett möte kan genomföras digitalt utan att påverka resultatet, ska det vara förstahandsvalet.
– Vi talar om purposeful travel, alltså resor med ett tydligt syfte. Det handlar inte om att resa mindre, utan att resa smartare, förklarar hon.
Mätbara resultat och tydliga vinster
Sedan det globala programmet infördes har Scania uppnått resultat som både är mätbara och påtagliga. Enligt Andersson har företaget minskat de totala resekostnaderna med över 20 procent sedan början av 2023, främst genom effektivare styrning, digitalisering och förändrat beteende hos de resande.
– Besparingarna handlar inte bara om lägre priser, utan om smartare val. När resande planerar tidigare, bokar rätt biljettyp och använder rätt kanaler ger det både bättre ekonomi och större förutsägbarhet, säger hon.
Andelen resor som bokas online har ökat kraftigt. För inrikesflyg har den stigit från 37 till 81 procent på bara ett år. Det har minskat behovet av manuell hjälp, samtidigt som de resande fått enklare tillgång till uppdaterade priser och reseinformation.
Den automatiserade förhandsgranskningen har också haft stor effekt. Tidigare behövde medarbetare ofta vänta på manuell godkännande innan de kunde boka, medan systemet nu hanterar processen automatiskt baserat på befattning, kostnadsställe och syftet med resan.
– Vi har frigjort mycket tid, både för de resande och för cheferna. Det gör vardagen enklare och ger ett bättre beslutsunderlag när man faktiskt behöver resa, förklarar Andersson.
De förbättrade processerna har samtidigt stärkt säkerheten och trivseln bland de resande. Tydlig policy och centraliserat informationsflöde gör att anställda upplever större trygghet, särskilt vid hantering av oförutsedda händelser och krissituationer. Resefunktionen kan snabbt följa upp och bistå, oberoende av var medarbetaren befinner sig.
Erkännande från branschen
I september utsågs Scania till European Travel Team of the Year vid Business Travel Awards Europe 2025. Priset delas ut till företag som utmärkt sig genom nytänkande, effektivisering och dokumenterade resultat.
Juryn framhöll Scanias förmåga att bygga upp ett modernt, globalt reseprogram från ett föråldrat och fragmenterat utgångsläge. Utmärkelsen tilldelades för helheten i arbetet, där teknik, ledningsförankring och medarbetarfokus lyftes fram som centrala framgångsfaktorer.
– Priset är en bekräftelse på att insatsen ger resultat. Vi har byggt ett program som fungerar över landsgränser och som stödjer både affärsmål och trivsel hos de resande. Det gör oss stolta, säger hon.
Vägen framåt
Även om mycket redan har uppnåtts ser Andersson flera möjligheter till fortsatt utveckling. Nästa steg är att integrera realtidsdata för utsläpp och ekonomi, så att ledningen kan fatta beslut som balanserar kostnad och klimateffekt i en och samma översikt.
Scania planerar också att vidareutveckla de virtuella betalningslösningarna så att alla utlägg försvinner, och arbetar med att automatisera hela reseprocessen från början till slut.
– Målet är att ingen ska behöva fylla i eller lämna in något manuellt. När resan är avslutad ska allt redan finnas klart i systemet, säger Andersson.
Hon ser också framför sig att framtida förbättringar kommer genom bättre användning av dataanalys och artificiell intelligens.
– Vi vill använda insikter för att förstå resemönster och behov, så att vi kan göra programmen ännu mer relevanta för varje medarbetare. Samtidigt ska vi fortsätta förenkla och bidra till att de som reser gör det på det mest hållbara sättet möjligt, säger hon.
