Svenska Mötens årliga trendrapport bevakar möten i förändring i relation till pågående arbetslivs- och samhällsförändringar. Trenderna bygger på omvärldsanalys, djupintervjuer med experter och grundas i långsiktiga megatrender. 

En av de tydligaste signalerna är att kunderna efterfrågar runda bord eller öar i allt högre grad.
– Det runda bordet är en symbol för inkludering. Redan på 1100-talet användes det för att undvika maktkonflikter – alla runt bordet hade samma möjlighet att tala. I dag speglar det vårt behov av dialog, delaktighet och samskapande, säger Michael Schüller som varit vd för Svenska Möten sedan 2021.

En annan spaning som Michael lyfter från denna rapport är att det inte längre räcker med bra lokaler.Konferensen har gått från att vara en agenda på papper till en helhetsupplevelse. Deltagarna vill veta vad mötet ger dem – inte bara vad som ska göras.
– Den som kan mötesdesign, inte bara erbjuda en lokal, blir mest attraktiv framåt.

När det gäller AI ser Michael Schüller en nyfikenhet hos svenska företag.
– AI kan frigöra enormt mycket tid, men måste användas transparent och etiskt. Rätt använt ger det mer utrymme för mänsklig närvaro och relationer. Fel använt riskerar det att skapa distans.

It-säkerhet och trygghet blir en allt viktigare del av mötena. Certifieringar som ISO 27001, Bank-ID-inloggning och rutiner för AV-utrustning kan snart bli självklar service.

– Vi ser också att fler vill boka hela anläggningar för sig själva – inte bara för gemenskap, utan också för trygghet.

Michael Schüller menar att arrangörer behöver mäta och stärka den sociala dimensionen i sina möten.

– Social hälsa gör att människor presterar bättre. Det handlar om att skapa plats för diskussioner, samskapande och spontana möten – även under resan till konferensen.

Svenska Möten ser att allt fler företag hela anläggningar, så kallade buyouts, för att bygga starkare vi-känsla. Men gemenskap uppstår inte automatiskt.

–Framgångsrika konferenser bygger in ritualer och har ett genomtänkt upplägg för ”mellanrummen”, det vill säga de naturliga pauserna mellan de olika passen. När deltagarna känner ägarskap och miljöns särprägel tas tillvara blir mötet en gemensam berättelse som lever kvar. Då skapar vi inte bara en konferens, utan ett community.

Slutligen pekar Michael Schüller på utmaningen i att arrangera stora möten.

– Den vanligaste fallgropen är att underskatta administrationen och logistiken. Risken är att deltagarna blir passiva. För att lyckas behövs planering för energi och flöde – och en stark moderator som håller ihop dramaturgin. Mitt råd till ovana arrangörer är enkelt: ta hjälp av en mötespartner. Det är en investering som lönar sig.