Bolaget föddes på Microsoft för tjugo år sedan. Man har kunder från 2 till 3 miljoner, men självfallet är det främst större företag som behöver en affärsresebyrå.
– Varje bolag från en egen sida som de bokar från. 80 till 90 procent av våra kunder gör detta. På samma sätt som Facebook och Linkedin lär vi oss av våra kunders beteende och utveckla vår plattform efter deras behov. Vi lär oss av våra kunders data.
Egencia har kunder i alla segment och branscher. Egencia är speciellt intressant för stora globala företag då de har verksamhet i över 60 länder men även intressant för små företag med internationella ambitioner.
– I början reser alla utan att tänka på kostnaderna, men när de till exempel ska börsintroduceras måste de få bättre koll på sina kostnader. Då kommer det in ekonomidirektörer som vill ha system där alla kostnader syns. Säkerheten blir då också viktig. Med vårt system kan man se direkt i vår app var alla medarbetare befinner sig om det exempelvis skulle bli ett terrorattentat.
Men i nästa års resebyråtoppen kommer troligen Egencia att bli tvåa när HRG och Amex fusion är ett fullbordat faktum.
Michael Schüller är besviken på Kammarkollegiets upphandling 2015. I en sista vända efter remissarbetet kom skall kravet att man skulle kunna boka nio personer samtidigt. Kravet gjorde att Egencia förlorade upphandlingen.
– Cirka 30 procent av kunderna inom offentlig sektor bokar genom oss och vi har aldrig haft en bokning med fler än fyra personer samtidigt. I 95 procent av fallen så bokar man för en person. Vi har valt att sätta taket vid sex personer i vårt system eftersom det kan leda till högre priser om man bokar för många. Det beror på att tillgängligheten av billiga biljetter är begränsat och vid en större bokning hamnar alla i den högre priskategorin. Det finns med andra ord ingen affärsnytta att boka för flera på en gång.
Egencia har idag ändrat sitt system så att bokningar upp till nio personer är möjligt, dock är grundinställningen satt till max sex personer.
– Även om vi inte kom med i Kammarkollegiets ramavtal så kan vi konstatera att många myndigheter nu väljer att göra avsteg från Kammarkollegiets upphandling. Istället upphandlar de på egen hand och fokuserar på de digitala möjligheterna gällande bokning och administration för sina tjänsteresor. Det känns naturligtvis tråkigt att Kammarkollegiet nu valt att förlänga sitt ramavtal när man hade chansen att göra ett nytt avtal. Uppdraget från regeringen är ju att påskynda digitalisering och det gör man inte genom att stänga ute oss.
Så här svarar Kammarkollegiet på kritiken: Hos de flesta leverantörer inom resor och boende räknas en grupp vanligtvis från 10 personer. Upp till 9 personer blir då individuella bokningar. I upphandlingen ställdes därför ett obligatoriskt krav att anbudsgivarens självbokningssystem ska tillåta upp till 9 samtidiga bokningar. Med undantag för Egencia kunde samtliga resebyråer som lämnade anbud erbjuda individuella bokningar upp till 9 personer. En upphandlande myndighet är förhindrad att anta ett anbud som inte uppfyller samtliga obligatoriska krav, varför anbudet från Egencia förkastades. Kravet på 9 samtidiga bokningar prövades också av förvaltningsrätten som fann att varken kravet eller Kammarkollegiets förkastande av Egencias anbud på grund av bristande kravuppfyllnad stred mot proportionalitetsprincipen. Nuvarande ramavtal för Resebyråtjänster fungerar väl, varför Kammarkollegiet valt att förlänga ramavtalet.
En förstudie för ny upphandling är planerad att börja under våren 2019.
Hela resebyråtoppen kommer i nästa nummer av Travel News.
