När lågkonjunkturen slår till stryper företagen penningpungen för konferensresor. Alltför långväga resmål sticker i ögonen. I tråkigaste fall blir det powerpointpresentationer i egna lokaler eller videomöten med kollegerna i andra delar av verksamheten.
Östersjörederiernas konferensverksamhet brukar dock klara sig relativt helskinnade i tuffa tider, och så även denna gång. Om inte mötesbudgeten räcker till en tripp till Barcelona räcker den mer än väl till ett dygn på ett tax free-subventionerat Östersjön.
– 2013 blir inget superbra konferensår, men bra ändå. Åtminstone för våra fartyg som erbjuder endygns- eller endagskonferenser, säger Viking Lines skandinaviske försäljningschef Kenneth Gustavsson.
Konferenssegmentet är viktigt för Ös-tersjöjättarna Tallink Silja och Viking Line, liksom för ”lillasyster” Birka Cruises, eftersom försäljningsintäkten per passagerare är högre bland konferensgäster än ”vanliga” resenärer. Målgruppen är företag på maximalt 30 mils avstånd från Stockholm.
Hos Viking Line står konferenspassagerarna för 7-8 procent av alla svenska passagerare, intäktsmässigt några procent högre. På Vikings renodlade kryssningsfartyg Cinderella är andelen ännu högre. Hos Birka Cruises, som bara har ett fartyg, Birka Paradise, ligger andelen konferensresenärer på 20-50 procent, beroende på vilken tid på året det handlar om. Marknads- och kommunikationschef Sandra Miller Kinge tycker sig se flera parallella trender inom mötessegmentet.
– Jag upplever att de renodlade konferensresorna har gått ner den senaste tiden. Samtidigt ökar företagen som har event och kickoffer ombord med större grupper, upp till ett par hundra personer. På vårt inbyggda sol- och pooldäck bygger vi små mässor eller en scen, där man till exempel kan ha en talkshow.
Det har skrivits spaltmeter om prispressen på Östersjökryssningar.  Viking Lines Kenneth Gustavsson menar dock att konferenssegmentet till sjöss inte är lika prispressat som övriga segment.
– Konferenser på Östersjön, oavsett rederi, har alltid varit prisvärda – och det vet marknaden. Vi erbjuder transporter till fartygen, boende, mat och underhållning till priser som man inte kan konkurrera med i land.
Börje Palmqvist, försäljningschef på Tallink Silja, tar exemplet med en dygnskonferens med middagar, frukostar, konferens och underhållning för ett grundpris från 1341 kronor per person.
– Det får du inte ens ett hotellrum för i Stockholm.

Trenden som överskuggar allt annat är kravet att konferensresan till sjöss ska vara kort, gärna inte mer än ett dygn. Både Birka Paradise och Viking Cinderella är dygnskryssningsfartyg till Åland. Hos Tallink Silja är Galaxy, som trafikerar Åbo på 23 timmar, det viktigaste konferensfartyget. Det konkurrerar nu köl mot köl med Viking Lines nya stolthet Grace, som också går på Åbo. Grace har fått massiv uppmärksamhet för sitt konceptuella nytänk ombord och sin miljömässiga profil. För Tallink Silja är Grace en tuff konkurrent, medger Börje Palmqvist.
– Grace är en jättefin båt, jag åkte med henne för inte så länge sedan. Men fördelen med Galaxy är att hon avgår på kvällen medan Grace avgår i svinottan från Stockholm. Det kan vara svårt att få företag att jaga upp sina anställda så tidigt och sedan sitta och konferera en hel dag ombord och gå i land lika tidigt.
För att stärka sin ställning i konferenskriget på Östersjön har Birka Cruises sedan januari renoverat sin konferensavdelning. Alla konferensrum har numera utsikt över skärgården.
– Vi vill att konferensgästerna ska känna att de byter miljö och får uppleva skärgården, för vi konkurrerar ju mot skärgårdsanläggningarna som finns i land, exempelvis på Dalarö, säger Sandra Miller Kinge.
För de företag som trots krav på tidseffektivitet önskar längre än en dygnskonferens har Birka inrett konferensrum i terminalbyggnaden, där konferensen kan börja på dagen innan man går ombord med exempelvis gästföreläsare eller tillfälliga gäster, som inte vill eller kan avsätta ett helt dygn till sjöss.
Både Tallink Silja och Viking Line har konferensverksamhet på sina Helsingforsfartyg, men de är i väg längre än ett dygn och påverkas därför negativt i lågkonjunkturstider. Samma utmaning gäller Tallinks linjer till Riga och Tallinn. För Rigalinjen hoppas Tallink dock på ett uppsving nu när det gamla fartyget Festival bytts ut mot nyare Isabelle (tidigare Viking Line-färjan Isabella) med en bra konferensavdelning och som bättre matchar det andra Rigafartyget Romantika.
Gemensamt för Östersjörederierna är också deras kamp att skaka av sig ”finlandsfärjestämpeln” gentemot konferensmarknaden.
– Många har fortfarande en skev uppfattning om Östersjökryssningar. Visst har vi partykryssningar, men mitt i veckan är det hur städat som helst, säger Börje Palmqvist på Tallink Silja.