Ny rapport: Distansarbetet ökar behovet av fysiska möten

Rapporten pekar på en förändrad roll för konferenser och möten. När information, kunskapsöverföring och delar av kompetensutvecklingen kan ske digitalt blir det fysiska mötets funktion en annan: att skapa gemenskap, bygga relationer och ge utrymme för gemensam reflektion.

Samtidigt ställs högre krav på vad en konferens faktiskt ska ge deltagaren. Enligt rapporten vill 69 procent veta så mycket som möjligt om konferensen i förväg. För deltagaren handlar det i högre grad om att väga värdet av att resa och lämna vardagen mot vad mötet faktiskt erbjuder.

– Vi har aldrig haft fler sätt att slippa ses och aldrig haft större behov av att göra det. Organisationer som fortfarande bokar möten för att förmedla information kommer att märka att folk slutar komma, medan de som använder mötet för att bygga sammanhang får medarbetare som faktiskt vill vara där. Om fem år tror jag att förmågan att designa ett möte som människor längtar till är en ledarskapskompetens, säger Michael Schüller, vd för Svenska Möten.

Tre förändringar påverkar konferensen

Rapporten identifierar tre utvecklingar som förändrar förutsättningarna för möten och konferenser:

Ökad ensamhet. Andelen svenskar som beskriver sitt liv som ensamt har ökat från 12 till 32 procent på tjugo år, enligt Kairos Futures långtidsstudie av svenskarnas värderingar. Samtidigt är det fysiska mötet inte självklart attraktivt för alla. Bland yngre mötesdeltagare uppger 36 procent att de inte direkt ser fram emot konferenser och möten utanför kontoret.

Nya förväntningar på mötet. Ledare vill ofta använda konferensen för att bygga gemenskap och ett gemensamt ”vi”, medan deltagarna i högre grad vill veta vad de själva får ut av tiden. Rapporten pekar på behovet av att kombinera båda perspektiven.

Krav på mindre friktion. 69 procent vill ha så mycket information som möjligt om konferensen på förhand. Deltagarna vill veta vad de får ut av resan och hur mötet står sig mot det de väljer bort genom att lämna hemmakontoret.

Utvecklingen förstärks av AI och andra digitala verktyg. När information kan förmedlas snabbare och mer effektivt digitalt blir den fysiska samvaron mindre motiverad av informationsöverföring och mer av det som kräver att människor faktiskt är på samma plats.

– Upplevd ensamhet har på allvar blivit en folkhälsofråga, och jag tror att mötesplatser kommer att få en allt viktigare samhällsroll i att motverka den – inte som en trevlig bieffekt, utan som en uttalad funktion. Vi pratar redan om kultur på recept. Jag skulle inte bli förvånad om vi om några år pratar om möten på recept, säger Maarja Edman, framtidsstrateg på Kairos Future.

Rapporten Framtidens konferenskund är framtagen av Svenska Möten i samarbete med Kairos Future och bygger på en kartläggning av samhällstrender som påverkar framtidens möten och konferenser.